pisanie daty adresowanie pism rozpoczynanie pism sprawa akapit
zwrot kończący pismo przenoszenie treści pisma załączniki do wiadomości  

Elementy składowe pisma i zasady ich rozmieszczania

Pisanie daty

Zgodnie z Polską Normą PN-EN 28601data zapisywana jest następująco:

rok, miesiąc, dzień

2005-07-01

Rok należy zapisywać czterema cyframi arabskimi, miesiąc dwiema cyframi (od 01 do 12), a dzień cyframi od 01 do 31. Poszczególne elementy daty mogą być oddzielane znakiem graficznym: "-", np. 2005-07-01.

Niezależnie od numerycznego sposobu zapisywania daty określonego przez Polską Normę, dopuszczalne jest zapisywanie daty w następujący sposób:

dzień, miesiąc słownie, rok

01 lipca 2005 r.

nie wolno wtedy skracać nazwy miesiąca.

 

W korespondencji stosuje się dwie formy zapisywania daty:

nazwa miejscowości, słowo "dnia" oraz format daty dzień, miesiąc słownie, rok

czyli

Łuków, dnia 01 lipca 2005 r.

nazwa miejscowości, oraz format daty oddzielony myślnikami tj. rok, miesiąc, dzień

czyli

Łuków, 2005-07-01

Adresowanie pism

W polu adresowym pisma adres wpisuje się następująco:

Zespół Szkół nr 1

 

al. T. Kościuszki 10

21-400 Łuków

 

Jeżeli pismo kierujemy do dyrektora firmy, zapis powinien przyjmować następującą postać:

 

Pan Mirosław Antonow

Dyrektor Zespołu Szkół nr 1

 

al. T. Kościuszki 10

21-400 Łuków

 

Jeżeli nadawca pisma chce, aby jego pismo trafiło bezpośrednio do pracownika zajmującego się daną sprawą, wypełnia pole adresowe w następujący sposób:

Zespół Szkół nr 1

Rada Rodziców

Pan Marek Kwiatkowski

 

al. T. Kościuszki 10

21-400 Łuków

 

Przy wstawianiu nazwiska w polu adresowym należy rozstrzygnąć sposób zapisywania tytułu. W Polsce ukształtował się zwyczaj, iż tytuły zapisywane są w korespondencji prowadzonej między naukowcami, w sytuacji, gdy adresat posiada tytuł wyższy niż magister. Tytuł zapisywany jest wielką literą:

 

Szanowny Pan Profesor

 

Prof. dr hab. Jan Kozłowski

 

 

Rozpoczynanie pism

Pisma służbowe rozpoczynamy od zwrotów grzecznościowych typu:

"Szanowny Panie"

"Szanowna Pani"

"Szanowni Państwo"

Czasami uzupełnia się je dodatkowo tytułami czy stanowiskami, na przykład:

"Szanowna Pani Premier"

Uwaga!

 

Zwrot taki powinien być zakończony przecinkiem, a pierwszy wyraz listu powinien być napisany małą literą.

 

Sprawa

Sprawa to jeden z nadruków, jaki występuje na blankiecie listowym, ale wykorzystuje się go również na pismach sporządzanych na papierze maszynowym. Może mięć on postać "Dotyczy:". Celem tej części pisma jest bardzo krótkie określenie jego treści tak, aby przy przeglądaniu korespondencji nie było konieczności odczytywania całego pisma. W krótkich pismach sporządzanych na papierze maszynowym z reguły pomija się ten element.

 

Akapit

Treść pisma powinna być ujęta w akapity. Akapit to wyodrębniona część treści pisma. Wyodrębnienie to dokonuje się poprzez zastosowanie odpowiedniego układu pisma tj. układu blokowego lub a linea. Charakterystykę wymienionych układów pisma można obejrzeć w załączonej prezentacji układ pisma.

 

układ pisma

 

Zwrot kończący pismo

Podobnie jak zwroty rozpoczynające pisma, coraz częściej w polskiej korespondencji pojawiają się zwroty grzecznościowe kończące je. Do zwrotów tych zalicza się:

"Z wyrazami szacunku"

"Z poważaniem"

"Łączę wyrazy szacunku"

 

Podpisywanie pism

Pisma podpisywane są zazwyczaj przez jedną, upoważnioną do tego osobę. W celu identyfikacji podpisu umieszcza się pod nim stanowisko podpisującego, a pod nim imię i nazwisko podpisującego.

Imię i nazwisko może być poprzedzone stopniem naukowym, a raczej jego skrótem, wyjątek stanowi tytuł magistra, którego obecnie nie używa się.

Dane te umieszczane są dwa wiersze poniżej treści listu.

Jeżeli list podpisywany jest przez dwie osoby (np.: prezesa i głównego księgowego), to ich podpisy rozmieszczane są w tym samym wierszu, przy czym podpis osoby wyżej stojącej w hierarchii danej instytucji umieszaczany jest po prawej stronie.

Na kopiach pism przekazywanych do podpisu umieszczane są parafki, czyli strócone podpisy pracownika przygotowującego pismo i jego przełożonego. Parafka pracownika nie jest potrzebna w przypadku, gdy inicjały stanowią element znaku pisma.

 

Przenoszenie treści pisma na drugą stronę

Jeżeli treść pisma jest na tyle obszerna, że nie można jej zmieścić na jednej stronie, wówczas należy przenieść pozostałą treść na drugą stronę. Jeżeli treść pisma przenoszona jest na stronę odwrotną, czyli drugą stronę pisma, to na jej końcu w prawej części, stawia się znak ./.

 

Przy redagowaniu pisma przy pomocy edytora tekstu dokonuje się zmiany formatu niektórych elementów (np.: wielkość czcionki, odstępy między akapitami), tak aby tekst znajdujący się na drugiej stronie pisma mógł zmieść się na jednej stronie.

 

Załączniki

Jeżeli do treści pisma załączone są jakieś dokumenty, to należy ten fakt w nim zaznaczyć. Informację o załącznikach umieszcza się po lewej stronie w tym samym wierszu, w którym wpisywane jest stanowisko osoby popisującej pismo.

Stosuje się dwa sposoby zapisywania w piśmie załączników. Na przykład w piśmie, do którego załączono zamówienie, potwierdzenie zamówienia i zgłoszenie reklamacji, można przyjąć jeden ze sposobów zapisu:

 

Załączniki: 3

 

Załączniki:

1. Zamówienie.

2. Potwierdzenie zamówienia.

3. Zgłoszenie reklamacji.

 

Gdy pismo podpisywane jest przez dwie osoby, informacja o załącznikach zapisywana jest dwa wiersze poniżej nazwisk osób podpisujących.

 

.

.

 
Główny Księgowy Prezes
 

mgr Jan Kowalski

 

mgr Jana Król

.

.

Załączniki: 3

 

 

 

 

Zwrot "Do wiadomości"

W pewnych sytuacjach z treścią pisma powinny się zapoznać, obok adresata, także inne osoby lub instytucje. W takich przypadkach z lewej strony pisma, w trzecim wierszu po zakończonej treści, wpisuje się: "Do wiadomości:" lub "Otrzymują:", a następnie nazwę instytucji lub nazwisko osoby, która ma otrzymać kopię pisma.

Jeżeli z pismem ma zapoznać się grupa osób lub instytucji, to lista powinna być zapisana alfabetycznie. Gdy pismo podpisywane jest przez dwie osoby, to rozmieszczenie podpisów i danych dotyczących rozdzielnika wygląda następująco:

 

.

.

 
Główny Księgowy Prezes
 

mgr Jan Kowalski

 

mgr Jana Król

.

.

Do wiadomości:

Pani Maria Malinowska

 

 

 

W przypadku, gdy pismo to posiada również załączniki, układ elementów pisma wygląda następująco:

 

.

.

 
Główny Księgowy Prezes
 

mgr Jan Kowalski

 

mgr Jana Król

.

.

Załączniki: 3

 

.

.

Do wiadomości:

Pani Maria Malinowska