Pojęcie pisma i jego rodzaje

 

Kierowanie firmą odbywa się w oparciu o informacje, które mogą mieć formę słowną np. przekazanie dyspozycji, poleceń, wytycznych ustnie lub za pomocą środków technicznych, albo formę pisemną np. dokumenty otrzymywane z zewnątrz, dokumenty wysyłane na zewnątrz, dokumenty wewnętrzne dotyczące komórek lub stanowisk pracy danej jednostki organizacyjnej.

W związku z dużą ilością informacji, w każdym biurze rozróżnia się:

Dokument biurowy to każde pismo, notatka, protokół, sprawozdanie, zestawienie liczbowe sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewnątrz.

Akta spraw są zbiorem wszelkich dokumentów biurowych dotyczących określonej sprawy. Akta spraw bieżących obejmują sprawy będące w toku załatwiania, wyczekujące na załatwienie, na uzupełnienie lub wymagające wznowienia. Akta spraw załatwionych obejmują sprawy zamknięte, załatwione.

Dokumentacja biurowa obejmuje akta spraw bieżących i załatwionych oraz księgi, rejestry, kartoteki, dokumentację finansową i księgową, biuletyny itp. Wśród dokumentacji biurowej szczególne miejsce zajmują pisma.

Pismo w ścisłym tego słowa znaczeniu to myśl lub zespół myśli, wyrażonych za pomocą znaków pisarskich.

Pisma można podzielić ze względu na:

Ze względu na treść pisma dzielimy na:

  1. pisma przekonujące - zawierają w swej treści czynnik nakłaniający adresata pisma do zajęcia określonego stanowiska, przyjęcia określonej postawy, np.: reklamacja, oferta, skarga, wniosek, protokół, decyzja,

  2. pisma informacyjne -  nie zawierają w treści czynnika nakłaniającego odbiorcę do zajęcia określonego stanowiska, lecz tylko informacje dotyczące stanu faktycznego, np.: notatka, sprawozdanie, zawiadomienie, zaświadczenie, awizo.

Ze względu na nadawcę i adresata pisma dzielimy na:

  1. pisma wewnętrzne - w pismach tych nadawca i adresat pochodzą z tej samej jednostki organizacyjnej (np.: notatki służbowe, protokoły),

  2. pisma zewnętrzne - nadawca i adresat są z różnych jednostek organizacyjnych, pisma te można podzielić na pisma zewnętrzne (przychodzące) - w pismach tych nadawcą jest inna jednostka organizacyjna (zewnętrzna), zaś adresatem nasza firma, oraz pisma zewnętrzne (wychodzące) - nadawcą jest nasza firma, a pismo jest adresowane do innej jednostki organizacyjnej.

Ze względu na pilność pisma dzielimy na:

  1. pisma zwykłe -  które załatwiane są w zwyczajowo lub przepisowo ustalonych terminach,

  2. pisma pilne i bardzo pilne - są przesyłane  i załatwiane zawsze w pierwszej kolejności,

  3. pisma terminowe - w których wskazano konkretny termin załatwienia sprawy.

Ze względu na zapewnienie tajemnicy rozróżnia się:

  1. pisma jawne - och treść nie zawiera żadnej tajemnicy,

  2. pisma poufne - zawierające wiadomości objęte tajemnicą służbową; dostęp do nich mają wyłącznie osoby upoważnione,

  3. pisma tajne – zawierające wiadomości objęte tajemnicą państwową: ich obieg oraz przechowywanie regulują odrębne przepisy, które znają wyłącznie osoby zajmujące się pismami tajnymi; przechowywane są w kancelarii tajnej w szafach pancernych; dostęp do nich ma dyrektor i upoważnieni pracownicy firmy.

Ze względu na sposób przesyłania:

  1. pisma przesyłane pocztą zwykłą,

  2. pisma przesyłane jako polecone,

  3. pisma przesyłane pocztą ekspresową,

  4. pisma przesyłane pocztą lotniczą,

  5. pisma przesyłane w postaci telefonogramów i telefaksów.

Ze względu na wygląd zewnętrzny pisma dzielimy na:

  1. pisma sporządzane na blankietach specjalnych – są to blankiety reprezentacyjne, np.: blankiet ministra, posła, blankiet z jakiejś okazji, np. Dnia Kobiet,

  2. pisma sporządzane na blankietach korespondencyjnych  zgodnie z PN (blankiet zwykły, uproszczony, reklamowy, bezkopertowy),

  3. pisma sporządzane na formularzach - odpowiednio opracowanych drukach zawierających tekst stały i niezadrukowane pola przeznaczone do wypełnienia,

  4. sporządzone w układzie europejskim lub amerykańskim.