części składowe pisma blankiet listowy papier maszynowy układ amerykański układ europejski zwroty grzecznościowe w językach obcych

Rozmieszczanie elementów pisma

Redagując pismo zwraca się głównie uwagę na jego treść, często zaś zapomina o formie, która odgrywa bardzo ważną role. Forma pisma to odpowiedni jego układ graficzny, właściwy układ treści, bezbłędna pisownia i czystość maszynopisu.

Właśnie forma pisma, to coś na co adresat zwraca uwagę jeszcze przed jego przeczytaniem, coś co wywiera na adresacie pierwsze wrażenie, a jest ono bardzo trwałe. Forma może więc przekonać adresata do nadawcy, pozytywnie go do niego nastawić lub też wręcz odwrotnie. Niewłaściwa forma pisma może zniechęcać adresata do nadawcy, co utrudni lub nawet uniemożliwi pozytywne załatwienie sprawy. Forma pisma niesie też w sobie informację o „solidności firmy”. Bardzo często na podstawie formy pisma wysuwa się sądy w tym zakresie. Zła forma pisma może zniechęcać potencjalnego partnera w interesach do nawiązania z nadawcą współpracy. Przeciwnie zaś prawidłowa forma budzi zaufanie u nadawcy.

Części składowe pisma wychodzącego na zewnątrz

Układ pism wychodzących na zewnątrz ustalony jest Polską Normą, która wyodrębnia następujące części składowe pisma:

  1. Nagłówek.

  2. Nazwa (imię i nazwisko) i adres odbiorcy pisma.

  3. Znaki powoławcze:

    • Wasze pismo z dnia,

    • Znak,

    • Nasz znak,

    • Data.

  4. Określenie przedmiotu sprawy.

  5. Treść.

  6. Podpis.

  7. Elementy dodatkowe.

Rozmieszczenie elementów pisma jest inne na blankiecie listowym, a inne w pismach sporządzanych na papierze maszynowym.

Na papierze maszynowym poszczególne elementy pisma rozmieszczamy w następujący sposób:

Natomiast na blankiecie listowym należy rozmieścić je następująco:

Układ pisma stosowany poza granicami Polski odbiega od układu stosowanego w kraju. W poszczególnych krajach stosuje się różne sposoby rozmieszczanie poszczególnych elementów pisma.

Układ amerykański

Wszystkie elementy pisma (miejsce, data, znak pisma, nazwa i adres odbiorcy, zwrot grzecznościowy i podpis) zaczynają się od lewej strony.

Układ europejski

Zestawienie zwrotów grzecznościowych w korespondencji obcojęzycznej

KORESPONDENCJA AMERYKAŃSKA

Zwrot rozpoczynający pismo Zwrot kończący pismo
Dear Mr. nazwisko: Sincerely,
Dear Mrs. nazwisko: Sincerely yours,
Gentlemen Yours sincerely,
  Yours truly,

KORESPONDENCJA BRYTYJSKA

Zwrot rozpoczynający pismo Zwrot kończący pismo
Dear Mr  nazwisko, Yours faithfully,
Dear Mrs  nazwisko, Faithfully yours,
Dear Sirs, Yours sincerely,
  Sincerely yours,

KORESPONDENCJA NIEMIECKA

Zwrot rozpoczynający pismo Zwrot kończący pismo

Sehr geeherte Herr nazwisko,

Mit freundlichen Grüßen,
Sehr geeherte Frau nazwisko, Mit vorzüglichen Hochachtung,
Sehr geeherte Damen und Herren, Hochachtungsvoll,

KORESPONDENCJA FRANCUSKA

Zwrot rozpoczynający pismo Zwrot kończący pismo
Monsieur, Veuillez agreer, Madame (Monsieur), I' hommage de mon respect.
Madame,
Monsieur le Dirrecteur, Veuillez agreer, Madame (Monsieur), I'expression de mes sentiments le plus respectueux.
Mesdames, Messieurs,